La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle OCEADS est tenu et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de OCEADS au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects de OCEADS.
OCEADS met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont OCEADS est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par OCEADS (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par OCEADS ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par OCEADS.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre OCEADS et les clients et prospects.
Aucun traitement n’est mis en œuvre par OCEADS concernant des données de clients et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Données d’identification (nom, prénom, etc.)
Coordonnées (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, etc.)
Vie personnelle et/ou professionnelle, lorsque c’est nécessaire (situation familiale, situation professionnelle)
Données de connexion (adresse IP, logs, etc.)
Données de navigation (cookies, traceurs, mesure d’audience, clic, etc.)
Les données relatives aux clients ou prospects sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe) par OCEADS.
La collecte peut aussi être indirecte :
– via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via les partenaires et fournisseurs de OCEADS. Dans ce cas, OCEADS prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées ;
– via du parrainage. Dans ce cas, le parrain s’assure qu’il peut nous communiquer les données de la personne.
| Finalités | Commentaires | Bases Légales |
|---|---|---|
| Échanges précontractuels | OCEADS traite les données des personnes qui interagissent avec lui avant la conclusion d’un contrat. | Exécution de mesures précontractuelle |
| Contrat et suivi du contrat | OCEADS traite les données de ses clients dans le cadre du suivi des relations contractuelles |
Exécution de mesures contractuelles
|
| Facturation, paiement et comptabilité |
OCEADS traite les données de ses clients dans le
cadre de la facturation et du paiement des commandes effectuées.
|
Exécution de mesures contractuelles
|
| Envoi de newsletters et gestion des demandes de désinscription |
OCEADS adresse à ses clients et prospects des
newsletters auxquelles ils peuvent se désinscrire.
|
Intérêt légitime
(client) Consentement (prospect) |
| Amélioration des services et enquêtes de satisfaction | OCEADS est susceptible de traiter les données de ses clients et prospects à des fins d’amélioration de ses services, notamment au travers d’enquêtes de satisfaction. | Intérêt légitime |
| Analyse comportementale et mesure d’audience | OCEADS est susceptible de traiter des données à des fins d’analyse du comportement de ses clients et prospects et de suivi de leur trafic en ligne. | Intérêt légitime ou consentement lorsque cela est nécessaire |
| Community management | OCEADS collecte et traite les données de ses clients et prospects à des fins d’animation de ses communautés sur internet, notamment sur les réseaux sociaux. |
Intérêt légitime
|
| Cession, la location ou l’échange de fichiers | OCEADS peut procéder à la cession, la location ou l’échange de ses fichiers de clients et de ses fichiers de prospects des partenariats commerciaux | Intérêt légitime
(client) Consentement (prospect) |
| Réalisation de statistiques | OCEADS est susceptible d’effectuer des statistiques s’agissant des données de ses clients et prospects | Intérêt légitime |
– les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d’un même groupe de sociétés ;
– les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
– le personnel habilité des sous-traitants.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de OCEADS sont soumis à une obligation de confidentialité.
OCEADS décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, OCEADS n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
La durée de conservation des données est définie par OCEADS au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui et, à défaut, en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
| Traitement | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrats conclus avec les clients |
5 ans à compter de leur conclusion. 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique de plus de 120 euros |
| Correspondance commerciale (bons de commande, de livraison, factures, etc.) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. |
| Données traitées à des fins de prospection |
Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client. Pour les prospects : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.). |
| Données techniques | 1 an à compter de leur collecte. |
| Données bancaires |
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client. Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit. |
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que OCEADS n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à OCEADS la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de OCEADS. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, OCEADS pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.
Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
OCEADS satisfait aux demandes de mise à jour :
Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné pourra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.
Les clients et prospects sont informés de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par OCEADS est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.
OCEADS fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par OCEADS lui-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
OCEADS ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [adresse e-mail] ou par courrier postal à l’adresse suivante [adresse postale]
Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, OCEADS explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.
OCEADS se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies, qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de OCEADS, demeurent la propriété exclusive de OCEADS (analyse d’usage, statistiques, etc.).
OCEADS informe ses clients et prospects qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, OCEADS s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
OCEADS s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit. De plus, OCEADS se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
Il appartient à OCEADS de définir et de mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques, physiques ou logiques qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
En cas de violation de données à caractère personnel, OCEADS s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, OCEADS :
OCEADS, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par OCEADS, en tant que responsable du traitement.
OCEADS s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si ceux-ci estiment que le traitement de leurs données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et prospects par tout moyen défini par OCEADS, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter les services suivants : .
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.